Expositores

Manual do Expositor

1. Organização

A administração integral do certame encontra-se a cargo da AGROS – União das Cooperativas de Produtores de Leite de Entre Douro e Minho e Trás-os-Montes, U.C.R.L., a quem compete a definição dos requisitos de admissão e representação aplicáveis aos Expositores.

Nota: A Organização reserva-se o direito de alterar o “Manual de Expositores” sem aviso prévio, devendo o Expositor consultá-lo regularmente para validar a versão mais recente do mesmo. Todos os Expositores que já tiverem efetuado a sua inscrição na AgroSemana serão notificados via e-mail da existência da nova versão do “Manual de Expositores” e das referidas alterações.

2. Inscrições

A pré-inscrição como Expositor na AgroSemana 2019 deverá ser realizada até ao final do dia 31 de maio de 2019, através do formulário disponível para este efeito no website da AgroSemana.
A Organização reserva-se o direito de recusar qualquer inscrição recebida após esta data. Todas as pré-inscrições de Expositores encontram-se sujeitas a confirmação por escrito por parte da Organização e posterior validação.
A Organização reserva-se o direito de recusar qualquer inscrição se houver o entendimento de que a representação em causa não se coaduna com o âmbito e objetivos do certame ou que, por outros motivos, possa inviabilizar os critérios do enquadramento de Expositores vigentes.

:: Condições de Pagamento

Os Expositores deverão pagar 100% do valor contratualizado após aprovação da inscrição por parte da Organização e respetiva assinatura do contrato.
O pagamento deverá ser realizado até ao limite máximo de 1 mês após a inscrição. A inscrição só será considerada válida depois de efetuada a totalidade do pagamento.
A Organização reserva-se o direito de cancelar qualquer inscrição que não tenha o correspondente pagamento regularizado nos prazos indicados.

:: Localização do Expositor

A distribuição e localização dos stands é da exclusiva competência da organização. Para o efeito, leva em consideração os seguintes critérios:

  • Enquadramento por setor de atividade;
  • Área solicitada;
  • Data de receção de todos os elementos de inscrição e respetiva regularização de pagamentos;
  • Antiguidade e assiduidade do Expositor.

Não obstante, e dada a evolução contínua do certame, a Organização não garante a atribuição da mesma localização ao Expositor, de ano para ano.

3. Horários de Montagem e Desmontagem

Montagens:

  • 26 a 28 de agosto: 09h00 – 23h00

Limpeza Geral:

  • 29 de agosto: 06h00 – 09h00

Desmontagens:

  • 1 de setembro: 20h00 – 00h00;
  • 2 e 3 de setembro: 09h00 – 19h00

Nota: Não será permitido o início da montagem e decoração do stand ao Expositor que não tenha a sua inscrição e pagamento devidamente regularizados, assim como a entrada dos seus produtos e equipamentos no recinto do evento.

:: Prolongamento do horário de montagem / desmontagem

Os pedidos de prolongamento dos horários de montagem/desmontagem serão analisados pontualmente, se solicitados, no mínimo, com 8 horas de antecedência do horário de fecho da Feira. A Organização decidirá de acordo com as disponibilidades, podendo este prolongamento implicar o pagamento de uma taxa adicional.

:: Entrega de mercadorias e produtos

Horário de descarga:

  • 07h00 – 09h00

Nota: Os Expositores são inteiramente responsáveis pela entrega de caixotes e outros volumes nos seus stands, bem como pela sua remoção.

4. Condições de funcionamento dos stands

Todos os stands deverão estar em plenas condições de funcionamento nos horários estipulados previamente. Caso algum Expositor não cumpra este requisito, a Organização reserva-se o direito de abrir o referido Stand ao público, independentemente das condições em que este se encontre.
No dia 1 de setembro, só será permitida a entrada de viaturas no recinto da Feira, assim como a desmontagem dos stands, a partir das 20h00.

5. Segurança

A segurança geral do evento estará a cargo de uma Organização Profissional de Segurança.
Os Expositores são aconselhados a subscrever um seguro que salvaguarde totalmente todo o tipo de bens materiais de sua propriedade.
A segurança individual de cada stand e dos respetivos bens e mercadorias no seu interior, especialmente no final da exposição, é da inteira responsabilidade do Expositor.
A Organização declina qualquer responsabilidade, independentemente das potenciais circunstâncias, por danos, perdas, desaparecimento ou roubo de qualquer stand, produtos expostos, materiais, mercadorias ou bens pessoais, durante o período de montagem, realização e desmontagem da Feira.
É da responsabilidade de cada Expositor assegurar se de que o seu stand, material de exposição e bens pessoais estejam cobertos por seguro durante todo o tempo do evento.

6. Limpeza e Gestão de Resíduos

A limpeza individual de cada stand, em qualquer dos períodos (montagem, desmontagem e funcionamento da AgroSemana) é da inteira responsabilidade do Expositor.
É da responsabilidade de cada Expositor promover a separação seletiva dos seus resíduos por tipo, nomeadamente: Papel e Cartão, Vidro, Plásticos e Embalagens, Resíduos Indiferenciados e Resíduos Orgânicos. Os parques de resíduos para deposição final serão assegurados pela Organização. A deposição dos resíduos nesses parques deve também obedecer à deposição seletiva de resíduos nos ecopontos selecionados para o efeito.

7. Informações Técnicas - Stand Montagem Básica

Alcatifa – Cor a definir pela Organização.
Frontão – Lettering identificativo do expositor, com um máximo de 20 letras. As letras serão maiúsculas em tela plástica autocolante, com 10 cm de altura, tipo helvética em “Bold” e na cor preta.
Iluminação – Cada módulo (stand) terá 1 quadro disjuntor de proteção, uma tomada monofásica de 220 V, projetores de iluminação, e está incluído o respetivo consumo de energia.

8. Aprovação de Stands Próprios

Todos os Expositores que pretendam montar stands próprios, deverão submetê-los à aprovação da Organização. Para esse fim, os Expositores deverão entregar os seus projetos em escala mínima de 1:50 até 30 de junho de 2019, incluindo plantas, alçados, perspetiva (se possível) e memória descritiva.

:: Limitações e normas para construção

Piso dos Stands – A área de cada stand será marcada em cada espaço pela Organização. Essa marcação deverá ser rigorosamente respeitada. A Organização reserva se o direito de solicitar eventuais ajustamentos ao espaço contratualizado.

Limites de Altura
O stand não deverá exceder a altura máxima de 2,5 m. Quando for absolutamente necessário que um componente do stand ultrapasse a altura de 2,5 m, o projeto deverá ser submetido à Organização para aprovação, sem a qual não poderá ser montado.

Projeção Horizontal
A projeção horizontal de cada componente ou produto exposto não poderá exceder a linha demarcada do stand, exceto nos casos devidamente justificados e autorizados pela Organização.

9. Estacionamento

Gratuito e limitado.
Cada Expositor terá direito a um livre-trânsito para estacionamento em local reservado. Os lugares do Parque de Expositores apenas serão reservados até às 11h30 de cada dia (2 horas após abertura do recinto). Após esse horário não é garantido o lugar no referido parque, podendo, no entanto, estacionar em qualquer outro local do recinto destinado para o efeito, sempre limitado à capacidade do mesmo.

10. Proibições

  1. O Expositor não pode ceder, a qualquer título, o direito de ocupação do espaço atribuído, mesmo que parcial, sem prévia autorização da Organização;
  2. São proibidos quaisquer sistemas de amplificação sonora nos stands sem a prévia autorização da Organização, bem como todos os ruídos incómodos que, por algum motivo, possam perturbar o bom funcionamento da AgroSemana e o bem-estar dos seus visitantes;
  3. Não é permitido a nenhum Expositor, sem expressa autorização da Organização, expor fora dos limites contratados, nem efetuar distribuição de publicidade fora da sua área afeta;
  4. É expressamente proibida a saída de latas, garrafas ou louças de vidro, barro ou porcelana para o exterior dos stands. No caso das bebidas, estas deverão ser, obrigatoriamente, servidas em copos ou recipientes de plástico;
  5. A venda de café ao público é estritamente proibida. Esta atividade está integrada no âmbito da responsabilidade social da AgroSemana – Feira Agrícola do Norte;
  6. A venda de cerveja, água, refrigerantes, sidra e sangria é estritamente proibida. Esta atividade é de exploração exclusiva do operador contratado pela organização.

11. Disposições Finais

  1. O Expositor subordina-se a todas as normas deste regulamento a partir do ato de inscrição;
  2. A Organização pode, em qualquer altura, impedir ou mandar retirar dos stands produtos/materiais que julgue perigosos, incómodos ou incompatíveis com os objetivos e/ou âmbito da AgroSemana;
  3. A Organização reserva-se o direito de reproduzir, fotografar ou filmar stands e produtos expostos, e utilizar essas imagens para promoção e divulgação da AgroSemana;
  4. Todas as infrações aos deveres do Expositor serão analisadas pela Organização. As dúvidas ou casos omissos suscitados pela aplicação do “Manual de Expositor” serão resolvidos pela Organização, nos termos da legislação vigente.
  5. No que concerne aos Expositores da Praça de Alimentação, aconselhamos a consulta de um conjunto de normas legislativas importantes para o exercício da sua atividade, nomeadamente:
    – Existência de um equipamento informático, passível de instalar um programa de faturação;
    – Programa de faturação certificado (exemplo de programa de facturação certificado: Sage);
    – Certificado HACCP relativo ao Expositor da Praça de Alimentação, garantindo o cumprimento dos princípios do mesmo – documento a ser emitido por uma empresa certificada de Medicina, Higiene e Segurança no Trabalho;
    – Certificado HACCP para colaboradores garantindo a frequência de um curso de formação dos mesmos – documento a ser emitido por uma empresa certificada de Medicina, Higiene e Segurança no Trabalho
    – Realização periódica de exames médicos aos colaboradores com vista à emissão de fichas de aptidão médica – Documento a ser emitido por uma empresa certificada de Medicina, Higiene e Segurança no Trabalho;
    – Dossier HACCP para registo e controlo das ações de limpeza dos equipamentos, registo de temperaturas de arcas frigoríficas, arquivo de guias de transporte, etc.;
    – Livro de reclamações;
    – Certificado de desbaratização – Documento a ser emitido por uma empresa certificada de desbaratização e que efetue verificações com periodicidade que não exceda o quadrimestre;
    – Estojo de primeiros socorros;
    – Extintor de CO2;
    – Seguro de circulação rodoviária; seguro de acidentes de trabalho para colaboradores; seguro de responsabilidade civil;
    – Afixação em local visível de ficha técnica sobre a presença de alergénios nos produtos comercializados;
    – Afixação em local visível da tabela de preços;
    – Afixação de painel informativo de proibição de venda de bebidas alcoólicas a menores de idade;
    – Afixação de painel informativo sobre o atendimento prioritário.

Última Revisão: 20 de fevereiro de 2019